Piano di rimborso

Piani di rimborso demistificanti: una guida completa

Destreggiarsi tra le complessità dei piani di rimborso è essenziale sia per i datori di lavoro che per i dipendenti. Approfondiamo il mondo dei piani di rimborso, esplorandone le varie tipologie, i regolamenti IRS ed esempi comuni di spese rimborsabili.

Presentazione dei piani di rimborso: uno sguardo più da vicino

Panoramica: I piani di rimborso comprendono una serie di strategie impiegate dai datori di lavoro per compensare i dipendenti per le spese legate al lavoro, comprese le spese mediche, di viaggio, di pasto e di intrattenimento. Questi piani servono ai datori di lavoro come mezzo per coprire accuratamente le spese sostenute dai dipendenti, evitando la necessità di ampie indennità o aumenti retributivi.

Tipologie di piani di rimborso: I piani di rimborso sono disponibili in diverse forme, come piani responsabili e non responsabili, benefici accessori de minimis e indennità per chilometraggio e viaggio automobilistico. Nell'ambito di questi piani, i dipendenti devono fornire registrazioni dettagliate delle spese tramite registri o ricevute per facilitare un rimborso accurato.

Regolamenti e conformità IRS

Pubblicazione 535: Secondo la pubblicazione IRS 535, Spese aziendali, le spese aziendali deducibili devono essere sia ordinarie che necessarie. Ciò implica che le spese dovrebbero essere comuni e accettate nel settore, nonché utili e appropriate per il commercio o l’impresa. I datori di lavoro devono aderire a queste linee guida quando implementano i piani di rimborso.

Requisiti statali: alcuni stati, come la California, impongono ai datori di lavoro di rimborsare ai dipendenti spese ragionevoli legate al lavoro. Per rispettare le normative statali, i datori di lavoro devono stabilire piani contabili scritti e garantire un'adeguata documentazione delle spese. In caso contrario, potrebbero verificarsi conseguenze legali.

Spese comuni rimborsabili

Trasporti: Le spese di trasporto rimborsabili comprendono le spese di viaggio legate al lavoro, comprese le spese per i veicoli, i pasti, l'alloggio e le spese di intrattenimento. I datori di lavoro spesso rimborsano i dipendenti che utilizzano i loro veicoli personali a una tariffa chilometrica standard stabilita dall'IRS.

Forniture: Le forniture necessarie acquistate dai dipendenti possono essere rimborsate, a condizione che siano ottenute secondo un piano responsabile.

Pasti e intrattenimento: i costi sostenuti per pasti e intrattenimenti all'interno del domicilio fiscale di un dipendente sono rimborsabili se servono a uno scopo commerciale dimostrabile.